In den ersten 100 Tagen ist das Risiko, dass neue Angestellte kündigen, besonders hoch. Wer in Zeiten des Fachkräftemangels MFA nicht nur finden, sondern auch halten möchte, sollte in professionelles Onboarding investieren. Kristin Maurach von „MFA mal anders“ und der Virchowbund geben Tipps für die Arztpraxis.
Unzufriedenheit führt oft zu Kündigungen während der Probezeit
Der Einstieg in einen neuen Job und die Probezeit fühlt sich für viele wie eine Prüfung an. Dabei ist es vielmehr eine Prüfung für den Arbeitgeber. Denn Statistiken zeigen, dass 18 % der Bewerbenden in den ersten 100 Tagen nach einer Einstellung den Job von sich aus wieder gekündigt haben (Quelle: Softgarden).
Dabei belegen die Zahlen auch, dass Unternehmen mit gutem Onboarding motiviertere Mitarbeitende haben, weniger Kündigungen innerhalb der Probezeit verzeichnen und besser ihre Ziele erreichen.
Als Onboarding bezeichnet man den Prozess, bei dem neue Mitarbeitende in die Arbeitsumgebung eines Unternehmens eingeführt werden. Sie werden quasi „an Bord“ geholt. Es geht hier nicht nur um die fachliche Einarbeitung, sondern auch um soziale Integration ins Team, damit neue MFA sich schnell in ihrer Rolle zurechtfinden, effektiv im Praxisalltag mitarbeiten und vor allem als Teammitglieder lange der Arztpraxis erhalten bleiben.
Onboarding beginnt vor dem 1. Arbeitstag
Doch wie funktioniert Onboarding? Sobald ein Arbeitsvertrag unterzeichnet wurde, befinden sich neue Mitarbeitende in der Preboarding-Phase. Damit ist die Zeit bis zum 1. Arbeitstag gemeint. Auch hier können Neulinge noch abspringen und ein vermeintlich oder tatsächlich besseres Angebot annehmen.
Experten von Virchowbund und „MFA mal anders“ raten deshalb dazu, in dieser sensiblen Phase den Kontakt via E-Mail zu halten und Informationen zu den weiteren Schritten zu geben, z. B.:
Wann und bei wem soll sich die neue Mitarbeiterin/der neue Mitarbeiter am 1. Tag melden?
Welche Kleidung soll getragen werden?
Welche Dokumente oder Informationen (z. B. für das Lohnsteuerbüro) sollen am 1. Tag mitgebracht werden?
„Auch ein kleines Willkommenspaket, das vorab verschickt wird, ist eine tolle Überraschung und hebt Sie als attraktiven Arbeitgeber von anderen Praxen ab“, weiß Kristin Maurach, Gründerin der Karriereplattform „MFA mal anders“.
„Buddy“ als persönlicher Ansprechpartner
Besonders am Anfang haben neue MFA in der Praxis viele Fragen zu den Abläufen, zu medizinischen Geräten, zur Farge, wo bestimmte Instrumente aufbewahrt werden, etc. Nichts ist schlimmer, als wenn neue Mitarbeitende sich in dieser Phase des Ankommens und Zurechtfindens allein gelassen fühlen.
Ohne feste Kontaktpersonen trauen sich die Neuankömmlinge oftmals nicht, ihre Fragen zu stellen. Sie fühlen sich nicht gesehen oder wertgeschätzt und sind schnell überfordert.
Ein Onboarding-Buddy ist die Vertrauensperson für neue Mitarbeiter und hilft, sich in der ersten Zeit schneller zurechtzufinden. Wichtig dabei: Sowohl der Buddy als auch das neue Teammitglied benötigen anfangs etwas freie Zeit, um alles in Ruhe und ohne Zeitdruck zu besprechen.
Checklisten und To-dos geben Überblick
Ein strukturierter Einarbeitungsplan mit allen anfallenden Arbeitsabläufen, Prozessen, Geräten und Informationen, die man als neuer Mitarbeiter kennen muss, ist die Basis für eine erfolgreiche Einarbeitung.
Der Onboarding-Buddy steht auch hier begleitend zur Seite, um in einzelne Programme und Geräte einzuführen und bei Bedarf im Praxisalltag mögliche Fragen direkt persönlich zu klären. Eine Liste mit To-dos in den ersten Tagen, Wochen und Monaten gibt beiden Seiten einen guten Überblick und Fahrplan.
Virchowbund-Tipp: Wenn Sie ein aktuelles QM-System etabliert haben, können Sie die dortigen Arbeitsanweisungen und Checklisten in den Einarbeitungsplan integrieren. Neue Teammitglieder haben so die Möglichkeit, bei Unsicherheit jederzeit nachzulesen.
Vor allem bei fachfremden MFA oder Quereinsteigern helfen Fortbildungen, um Fachwissen zu vermitteln. Das bestehende Team wird zudem etwas entlastet in der Wissensvermittlung.
Der Virchowbund informiert auf seiner Webseite über das Potenzial von Quereinsteigern in der Praxis und bietet einen Muster-Arbeitsvertrag.
Nähe aufbauen und neue Mitarbeiter ins Team integrieren
Einer der häufigsten Gründe für einen Jobwechsel ist ein nicht funktionierendes Team. Deshalb sollten neue Mitarbeitende so früh wie möglich ins Team integriert werden. Kristin Maurach hat dafür zahlreiche Tipps parat:
Geben Sie Neulingen die Gelegenheit, das Team im kleinen Kreis kennenzulernen, z. B. durch gemeinsame Pausen mit einzelnen Personen im Rotationsprinzip. Beim Mittagessen oder bei einem Kaffee zwischendurch herrscht eine ungezwungenere Atmosphäre, um sich zu beschnuppern.
Kurze, 15-minütige Meetings (z. B. im 2-Wochen Rhythmus) mit dem neuen Mitarbeiter und den Vorgesetzten bieten die Möglichkeit zum Austausch, Kennenlernen. Solche Gespräche vermitteln aber auch das Gefühl, gehört zu werden.
Als Arbeitgeber sammeln Sie Pluspunkte für Wertschätzung und Vertrauensaufbau. Geben Sie Feedback, um den neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, sich zu verbessern und zu lernen. Loben Sie Fortschritte und fragen Sie auch aktiv nach Gegenfeedback und Verbesserungsvorschlägen.
Der Virchowbund bietet eine eigene Checkliste für das Mitarbeitergespräch.
Der Beitrag ist im Original erschienen auf Coliquio.de.
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Photographer: © Yuri Arcurs
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Diesen Artikel so zitieren: Tipps für Praxis-Inhaber zum Onboarding: Wie der gute Start für MFA am neuen Arbeitsplatz gelingt - Medscape - 8. Nov 2023.
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