Stress lass nach – wertvolle Tipps für Ihre Praxis-Orga: Wie Sie Arbeitsabläufe, Abrechnung und Termine optimieren können

Allen Niedergelassenen stellt sich regelmäßig die Frage: wie kann ich meine Praxis optimieren? Hierbei bedeutet Optimierung nicht zwingend nur eine wirtschaftliche Optimierung. Ebenso wichtig ist eine Verbesserung der Abläufe, um den Stress im Arbeitsalltag für alle Beteiligten zu reduzieren. Dies wiederum führt zu einer höheren Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit.

Im Rahmen einer Praxisoptimierung gilt es viele Prozesse zu analysieren und optimieren. Dies gestaltet sich häufig gerade bei den ärztlichen Leistungen schwierig. Hier ist eine kritische Selbstreflektion gefragt – nicht selten scheitert es an dieser.

Im Rahmen dieses Prozesses ist es erforderlich, viele unterschiedliche Bereiche zu analysieren und ggf. optimieren. Hier gibt Dr. Markus Schürkens, niedergelassener Facharzt für Orthopädie am OrthoCentrum Saale in Bad Kissingen und Berater bei der Firma zshochzwei , Tipps zur Optimierung der wichtigsten Abläufe im Alltag:

1. Korrekte Dokumentation für Abrechnung

Wenn es um die wirtschaftliche Optimierung einer Arztpraxis geht, steht die Abrechnung der erbrachten Leistungen im Fokus. Hier gilt es zum einen, die erbrachten Leistungen im EBM oder der GOÄ korrekt und vollständig abzurechnen. Zum anderen ist es erforderlich, alle für die Abrechnung einer Leistung erforderlichen Schritte zu erbringen und korrekt zu dokumentieren.

Hier gilt der Grundsatz: Nur was dokumentiert ist, wurde auch erbracht. Klassisches Beispiel aus der Praxis bei der Privatabrechnung ist hier die parallele Abrechnung der Ziffer 800 neben der Ziffer 7. Hierfür ist zwingend die Dokumentation von 4 neurologischen Qualitäten erforderlich.

Dazu gibt es viel Literatur und entsprechende Fortbildungsangebote auf dem Markt. Entscheidend ist, dass man sich als niedergelassene Ärztin bzw. niedergelassener Arzt mit dem Thema befasst, da insbesondere Anforderungen der Leistungserbringung nur durch die Ärztin bzw. den Arzt selbst erfüllt werden können.

2. Termine besser managen

Ein zentrales Thema bei der Praxisoptimierung stellt die Terminplanung dar. Eine effiziente Terminplanung dient zum einen dazu, einen geordneten Praxisablauf mit geringen Wartezeiten für Ihre Patienten sicherzustellen. Gerade in Zeiten der Pandemie können die bestehenden Hygieneauflagen nur eingehalten werden, wenn ein funktionierendes Terminmanagement existiert. Alternativ wäre es erforderlich, die Patientenzahlen deutlich zu reduzieren. Dies wiederum würde für die Praxis erhebliche finanzielle Einbußen bedeuten.

Zu den Grundlagen der Terminplanung gehört:

• Für alle Beteiligten braucht es eine realistische Einschätzung des für die einzelne Leistung erforderlichen Zeitaufwands.

• Unterschiedliche Terminarten mit ggf. Terminunterarten müssen für spezielle Leistungen definiert werden.

• Für alle definierten Terminarten müssen klare Algorithmen zur Terminvergabe erstellt werden, die dann wiederum von allen Beteiligten konsequent beachtet werden sollten.

• In der Praxis hat es sich bewährt, über den Tag verteilt mehrere Blockfelder im Terminplaner einzupflegen. Hierdurch wird die Sprechstunde entzerrt bzw. Zeit für Notfälle geschaffen.

 

3. Ärztliche Leistung strukturieren – Abläufe standardisieren

In vielen Fällen liegt das größte Optimierungspotenzial jedoch in der konsequenten Strukturierung und Standardisierung der ärztlichen Leistung. Bei diesem Prozess geht es nicht darum, die ärztliche Freiheit einzuschränken, sondern dass jede Ärztin bzw. Arzt für sich persönlich einen Untersuchungs- und Behandlungsablauf für alle in der Praxis angebotenen Leistungen definiert und diesen als Standard konsequent umsetzt.

Dabei hat es sich in der täglichen Arbeit bewährt, differenzialdiagnostisch relevante Organsysteme zusammenzufassen. Dies bedeutet zum Beispiel in der orthopädischen bzw. chirurgischen Praxis, dass bei einer Untersuchung der Schulter immer auch die HWS mit einbezogen werden sollte und umgekehrt.

Bei der Beurteilung der eigenen Leistung ist kritische Selbstreflexion gefragt. Dies ist nicht immer einfach. Zu Beginn der niedergelassenen Tätigkeit fehlen die Erfahrungswerte. Später stellt sich neben der Erfahrung aber auch eine Betriebsblindheit ein. Hier lohnt es sich, einen objektiven Blick auf die eigene Leistung und Praxis zu werfen.

Das Ergebnis jeder Standardisierung ist eine Fehlerreduktion bei gleichzeitig geringerem Zeitaufwand. Im optimalen Fall bedeutet dies eine Steigerung der eigenen Qualität bei gleichzeitig geringerem Zeitaufwand. Ferner erleichtern standardisierte Abläufe die Dokumentation der Leistung und ermöglichen es dem Assistenzpersonal, Fehler während der Untersuchung bzw. Behandlung zeitnah zu bemerken und ggf. korrigierend einzugreifen.

4. Erstellen von Vorlagen für regelmäßig benötigte Rezepte und Dokumente

Einen nicht unerheblichen Beitrag zur Entlastung des Arbeitsalltages der Mitarbeiter leisten vorgefertigte Dokumente. Je nach Fachrichtung können das sehr unterschiedliche Formulare sein. Ein klassisches Beispiel sind Hilfsmittelverordnungen, insbesondere Verordnungen von Einlagen.

Aufgrund des aufwendigen Verordnungstextes ist es sinnvoll, für alle in der Praxis regelmäßig benötigten Einlagen-Verordnungen jeweils einen eigenen Vorlagentext zu erstellen, der dann als Volltext durch ein Kürzel ausgelöst werden kann. Dies reduziert erheblich den Schreibaufwand und senkt die Wahrscheinlichkeit von Schreibfehlern auf Null.

Ähnliches gilt selbstverständlich auch für andere Formulare, die einen höheren Schreibaufwand erfordern. Hier wären exemplarisch die Verordnung von Rehasport und Funktionstraining zu nennen.

Ebenso ist es sinnvoll, für alle in der Praxis erbrachten Selbstzahler-Leistungen Behandlungsverträge zu erstellen. Entsprechende Vorlagen sind häufig bereits im Praxisinformationssystem hinterlegt. Zum weiteren besteht die Möglichkeit, für in der Praxis regelmäßig verordnete Systeme, Patienten-geeignete Einnahmehinweise zu erstellen.

Diese sollen Fehler bei der Medikamenten-Einnahme verringern und dadurch zu einer besseren Patienten-Compliance beitragen. Dies lohnt sich insbesondere für Medikamente, bei deren Einnahme genaue Modalitäten zu beachten sind. Ein klassisches Beispiel hierfür sind die oralen Bisphosphonate.

Der Autor Dr. Markus Schürkens ist seit vielen Jahren niedergelassener Facharzt für Orthopädie und seit 2011 geschäftsführender Gesellschafter des OrthoCentrum Saale . Zudem ist er Gründungspartner der Beratungsfirma zshochzwei , die sich auf die Beratung und Begleitung von orthopädischen und unfallchirurgischen Praxen spezialisiert hat. Hierbei liegt der Fokus auf der Optimierung der Praxisabläufe, um die Wirtschaftlichkeit der Praxen bei unveränderter Patientenstruktur zu erhöhen.

Dieser Artikel ist im Original erschienen auf  Coliquio.de .
 

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Diesen Artikel so zitieren: Stress lass nach – wertvolle Tipps für Ihre Praxis-Orga: Wie Sie Arbeitsabläufe, Abrechnung und Termine optimieren können - Medscape - 5. Mai 2021.