Nicht zu früh schreddern: Wer Verträge, Rechnungen und Co nicht lange genug aufbewahrt, dem kann sogar Haft drohen

Virchowbund

Interessenkonflikte

24. März 2021

Vorsicht beim Aufräumen Ihrer Aktenschränke: Für geschäftliche und private Unterlagen gelten vielfältige Aufbewahrungsfristen. Der Virchowbund informiert, wie lange Sie Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge und Co. aufbewahren sollten.

Dass Ärztinnen und Ärzte Patientenunterlagen wie Karteikarten, Arztbriefe oder Laborbefunde mindestens 10 Jahre lang und teils noch länger aufheben müssen, ist den meisten bekannt (genauere Infos zu den Fristen finden Sie im Praxisärzte-Blog und in der Praxisinfo „Aufbewahrungspflichten für die ärztliche Praxis“ des Virchowbundes). Aber wie sieht es mit steuerlichen und buchhalterischen Unterlagen aus?

Geld- und sogar Haftstrafen möglich

Viele Unterlagen müssen lange aufbewahrt werden – zum einen, weil Sie dazu gesetzlich verpflichtet sind, zum anderen, weil Sie die Unterlagen benötigen könnten, um Ihre Rechte durchzusetzen.

 
Als Freiberufler und selbstständiger Praxisarzt drohen sogar empfindliche Geldstrafen … und auch Haftstrafen, wenn Sie steuerlich relevante Unterlagen zu früh vernichten. Andrea Schannath
 

„Als Freiberufler und selbstständiger Praxisarzt drohen sogar empfindliche Geldstrafen bis zu 50.000 Euro und auch Haftstrafen, wenn Sie steuerlich relevante Unterlagen zu früh vernichten“, warnt die Justiziarin des Virchowbundes, Rechtsanwältin Andrea Schannath.

Fristen für Quittungen und Rechnungen

 

Haben Sie z.B. Fahrräder, Elektrogeräte oder Möbel neu gekauft, dann sollten Sie die Quittungen und Kaufbelege erst nach 2 Jahren vernichten. So lange besteht die gesetzliche Gewährleistungsfrist nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) gegenüber dem Verkäufer.

Wer innerhalb dieser 2 Jahre die Ware reklamieren möchte, muss belegen, wann er diese gekauft hat. Das gilt auch, wenn Sie im Internet bestellt haben. Auch Handwerker-Rechnungen müssen Sie 2 Jahre lang aufbewahren. Die private Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem Sie die Rechnung bekommen. Wenn Sie also im Jahr 2020 eine Handwerkerrechnung erhalten haben, dürfen Sie diese erst am 31.12.2022 zum Altpapier geben. Rechnungen für teurere Käufe sollten Sie noch länger aufbewahren. Im Schadensfall könnten Sie sie für Ihre Hausratversicherung brauchen.

Fristen für Steuerunterlagen

Wenn Sie selbstständig sind, z.B. als Praxisinhaber, müssen Sie Geschäftsbriefe 6 Jahre lang und alle anderen zahlungsrelevanten Unterlagen, z.B. Bilanzen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege oder Rechnungen für Inventar 2 Jahre lang aufheben. Diese Fristen gelten auch für elektronische Dokumente, z.B. E-Mail-Korrespondenz.

Als Privatperson müssen Sie die eigenen Steuerunterlagen zwar nicht aufbewahren – trotzdem sollten Sie es mindestens 4 Jahre lang tun. Dann läuft nämlich die Festsetzungsfrist ab, bis zu der Nachforderungen oder -fragen der Steuerbehörde eintrudeln können.

Fristen für Bankunterlagen

Private Bankunterlagen, z.B. bezahlte Rechnungen, Kontoauszüge oder Quittungen, sollten Sie frühestens nach 3 Jahren vernichten. Wenn Sie allerdings mehr als 500.000 Euro pro Jahr einnehmen, gelten Sie als Vielverdiener. Dann dürfen Sie Ihre privaten Kontoauszüge erst nach 6 Jahren entsorgen.

Als Selbstständiger müssen Sie Bankauszüge und Bankbelege 10 Jahre aufbewahren – digital oder auf Papier. Darunter fallen z.B.

  • Buchungsbelege und Buchungsunterlagen

  • Bewirtungsbelege

  • Buchführung

  • Kreditunterlagen (nach Ende des Kreditvertrages)

  • Portokassenbücher

  • Quittungen

  • Rechnungen

  • Zahlungsanweisungen

  • Zinsberechnungen

Archivieren Sie die Rechnung am besten gemeinsam mit dem Kontoauszug, dann müssen Sie nicht lange suchen.

Fristen für Mitarbeiterunterlagen

An-, Ab- und Ummeldungen zur Sozialversicherung müssen Sie 10 Jahre archivieren. Für folgende Unterlagen reichen 6 Jahre aus:

  • Lohnkonten

  • Freistellungsbescheinigungen

  • Reisekostenabrechnungen

  • Fahrtenbücher

  • Rechnungsbelege über Auslagenersatz

  • Arbeitszeitlisten

  • Personalakten, sofern sie nur steuerliche Bedeutung haben

Bei Lohnunterlagen, die gleichzeitig auch für die Gewinnermittlung in der Praxis herangezogen werden, gilt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Wenn Sie sämtliche Personalunterlagen zehn Jahre aufheben, sind Sie auf der sicheren Seite.

Dieser Artikel ist im Original erschienen auf Coliquio.de.
 

Kommentar

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